À l’ère du digital, une grande partie des correspondances privées ou publiques se font désormais via la voie numérique, et plus particulièrement par mail. Et si bien des utilisateurs sont clairement rôdés à la question des envoies de dossiers par le biais de la messagerie électronique, il reste encore des internautes non avertis et non aguerris à ce genre de pratique. Et pour cause, l’envoi de dossier soulève finalement quelques questions centrales que nous vous proposons d’exposer au fil de cet article. Alors en quelques lignes, comment faire pour envoyer un dossier par mail simplement ? Suivez le guide !
À la découverte (ou pas) de la fonction pièce jointe
Pour celle et ceux qui véritablement sont perdus dans les fonctions de base de leur boîte mail, partout à la découverte de la fonction pièce jointe. Souvent représenté par un petit trombone, ce bouton vous permet d’aller récupérer sur votre disque dur un ou des fichiers que vous souhaitez intégrer en pièce jointe à votre envoi, d’où l’intérêt d’être suffisamment ordonné dans votre classement pour ne pas perdre votre temps à cette étape.
Une fois le fichier trouver, vous pouvez soit double-cliquer afin de l’ajouter en pièce jointe à votre mail, soit le glisser et le déposer sur votre mail lorsque votre gestionnaire d’email le permet.
Dossier mail : attention à la taille !
Mais attention, il n’est pas rare de se retrouver avec des fichiers particulièrement volumineux, qu’il s’agisse de dossier de travail comptant de très nombreuses pages et des visuels, de fichiers vidéos, de photos en qualité optimale…
Chaque fournisseur possède en général ses propres restrictions et tailles maximales pour ces envois. Gmail, la boîte mail de Google impose ainsi une taille maximale de 25 Mo par envoi, limite que l’on retrouve chez Yahoo, Free, Orange. D’autres fournisseurs offrent nativement une taille supérieure à l’instar de SFR Mail (100 Mo). Mais on est généralement en dessous des 25 Mo.
Sans même atteindre cette limite, vous constaterez rapidement que plus votre dossier envoyé est lourd, plus l’envoi est lent. Et côté réception, il faudra également plus de temps pour ouvrir et télécharger votre pièce jointe. On comprend donc l’intérêt de faire attention à la taille des fichiers lorsque l’on souhaite envoyer un dossier par mail. Mais comment faire ? Les solutions à suivre…
Compresser ses données pour envoyer un dossier par mail
Lorsque les données à envoyer ont une taille globale supérieure à la limite par envoi de votre fournisseur, vous avez la possibilité de compresser ces données, c’est-à-dire de réduire leur taille pour permettre l’envoi de votre dossier en un seul et même mail.
Il existe pour cela des outils dédiés, à l’instar de Winrar dont il est possible de télécharger une version gratuite en toute simplicité. Une fois ce petit logiciel installé, il vous suffit de réaliser un clic droit sur le dossier ou le fichier que vous souhaitez compresser puis de cliquer sur « Add to archive ». Vous obtiendrez alors un fichier réduit au format .rar qu’il suffira d’ajouter en pièce jointe à votre mail.
Attention toutefois, le destinateur doit également posséder un logiciel de ce type afin de pouvoir ouvrir le fichier ainsi compressé.
Des solutions pour l’envoi de fichier volumineux
Même après compression le fichier que souhaitez envoyez par mail est trop volumineux au regard des restrictions de votre fournisseur ? Rassurez-vous, il existe des solutions alternatives qui permettent de s’affranchir de votre boîte mail pour réaliser l’envoi de dossiers lourds.
À titre d’exemple, Wetransfer permet l’envoi gratuit de fichier jusqu’à 2 Go. Pour cela, rendez-vous sur l’outil en ligne et suivez le guide en renseignant notamment l’adresse de votre destinataire, votre adresse et le fichier à envoyer. Le destinataire saura de qui provient l’envoi et aura jusqu’à 7 jours pour récupérer le dossier ainsi envoyé.