Si le développement de l’informatique et la digitalisation des entreprises ont considérablement transformé la façon de conserver ou non les données et fichiers professionnels, l’archivage demeure une fonction essentielle pour le bon fonctionnement et les obligations légales des entreprises. Et pour cause, l’information est aujourd’hui la valeur ajoutée, la richesse des sociétés. Pour autant, faut-il conserver tout document ? Que peut-on garder ou non, et jusqu’à quand ? Pour mettre de l’ordre dans tout cela, il peut être nécessaire de réaliser un audit en archivage. Mais de quoi s’agit-il clairement, et comment cela se passe-t-il ?
Quel est le but d’un audit d’archivage ?
En fonction de leur secteur d’activité, les entreprises de toute sorte génèrent de la documentation et donc, au fil du temps, des archives qu’il convient de gérer. L’audit archivage permettra notamment d’identifier la nature des archives, leur fonction, le besoin ou non de les conserver. En clair, de définir un véritable état des lieux des archives de l’entreprise, mais aussi de définir un plan d’action pour une gestion rationnelle et efficace des archives existantes et à venir.
Un audit sur-mesure et adapté à l’entreprise
Parce que chaque entreprise est unique, parce que chacune a jusqu’à présent eu ses spécificités dans la gestion de ses archives, ses habitudes, ses outils, tout audit d’archivage ne peut être réalisé que de façon personnalisée. Il faut en effet prendre en compte l’activité de l’entreprise et la nature des documents d’archives qui en découle, mais aussi prendre en compte les besoins en archivage à venir afin de proposer, in fine, un plan d’archivage parfaitement adapté au fonctionnement, aux spécificités et à l’évolution de l’entreprise.
Les étapes de l’audit en archivage
Un processus d’audit d’archivage se décompose généralement en plusieurs actions : l’étude des archives existantes à travers la nature des documents, leur état de conservation ; l’étude des ressources allouée aux fonctions d’archivages et en méthode employée. Au-delà d’éventuelles actions de mise en œuvre immédiate, l’audit à surtout vocation à définir un plan de classement d’archivage pour l’archivage futur de l’entreprise, et à fournir des conseils et préconisations pour l’entreprise, prenant en compte ses contraintes et obligations sur le plan technique ou légal par exemple avec la durée obligatoire de conservation de certains documents, ou à proposer des solutions innovantes via l’archivage électronique.
Pourquoi faire appel à une entreprise spécialisée en audit des archives ?
Il est généralement très complexe de faire bouger les choses en interne, de changer les habitudes, même mauvaise, parfois prise depuis plusieurs années. Par ailleurs, le cœur de métier de l’entreprise et ses obligations commerciales et administratives peuvent l’empêcher de gérer correctement ses missions d’archivage. C’est notamment pour cela que des entreprises se sont spécialisées dans l’audit et le conseil en archivage. Au fait des dernières règles, méthodes et innovations en la matière, elle apporte aux entreprises une expertise et un regard neuf afin de leur permettre de remettre à jour leur modèle et leur fonctionnement. Plus qu’une simple liste de préconisations, c’est finalement un véritable accompagnement que proposent ces sociétés.