Vous souhaitez organiser un événement associatif ? Vous devez savoir que la réussite de cette dernière dépendra du lieu, du thème, de la date, du nombre des personnes conviées mais en grande partie aussi de la mobilisation que vous aurez faite autour.
Nous ferons ensemble le point pour savoir quelles sont les étapes à suivre pour une organisation réussite d’un événement.
Que faire pour réussir l’organisation d’une association ?
- Définir l’objectif de l’événement : cette étape consiste à bien fixer les objectifs de votre événement afin de calquer l’organisation dessus.
Si votre événement a plusieurs objectifs, hiérarchiser les de manière à mieux orienter vos invitations, le choix du lieu et des horaires.
- Définir le lieu et les horaires de l’événement : Après avoir défini, réfléchissez à l’heure et au lieu qui sera le plus adapté à votre événement.
Vous pouvez vous rapprocher de la commune pour avoir des informations et autorisations nécessaires. Dépendamment du thème d’événement que vous souhaitez organiser, vous pourrez le faire sur la voie publique, dans une salle communale, dans un gymnase ou encore dans une cantine d’école.
- Faites un retroplanning
Pour un événement réussi, il faut prévoir un rétroplanning et y mettre les étapes importantes de votre événement. Dans ce rétro-planning énumérez les tâches de chaque personne, les personnes qui doivent se charger de le faire et enfin les deadlines pour chacune de ses tâches. Veuillez respecter un tant soit peu ce rétro-planning.
- Prévoyez aussi un moyen de communiquer :
Pour vous assurer d’avoir des participants vous devez communiquer clairement et massivement sur votre événement. Allez proposer votre événement aux personnes susceptibles d’être intéressées par ce dernier. Prévoyez aussi des goodies comme le bracelet événementiel ou des gobelets réutilisables à l’image de l’événement ou de l’association. Cette dernière action fera en sorte que les personnes gardent un souvenir de votre association ou qu’ils en parlent autour d’eux.
- Associez-vous à des sponsors et partenaires ou mécènes
Parmi les premières démarches de votre rétro-planning, il y a lieu de rechercher et évaluer des partenaires et sponsors ou mécènes, susceptibles de vous aider sur le plan économique, financier, matériel et humain et qui peuvent vous aider à avoir une meilleure visibilité.
Cette démarche demandera du temps et des efforts, le tout étant de définir quel est le type d’organisme qui pourrait être intéressé, auquel vous apporterez des avantages et réciproquement en tenant compte de ce qu’il peut vous apporter. Il peut s’agir de notions comme l’ancrage territorial, ainsi que l’image et la notoriété que vous êtes en mesure de lui apporter et inversement, mais aussi l’engagement porté par l’événement, la prise en charge de la problématique et des sujets introduits (intervention, tables rondes, débats) et enfin les possibilités d’actions durant l’événement (prise de parole, stand, distribution d’échantillons, …).
- Le choix des prestataires
Sélectionnez de bons organisateurs pour pouvoir vous focaliser sur ce qui importe réellement : faire connaissance avec les personnes présentes, ainsi que les remercier d’être venues, et dire quelques mots personnalisés à chacun d’entre eux. Cela représente une charge mentale en moins qui vous laisse le temps de garder un œil sur l’organisation globale, sans avoir à vous concentrer sur les détails.
Quelle billetterie pour votre événement ?
En tenant compte du dispositif de billetterie en ligne choisi, il vous sera possible de définir le nombre de places, les tarifications spécifiques (élèves, adhérents, demandeurs d’emploi, personnes âgées, …), de faire éditer des tickets avec votre logo et des informations à venir le jour J, mais également des éléments mettant en valeur vos différents partenaires ou certaines informations.
En fonction de la plateforme, vous pourrez aussi profiter d’une application mobile pour numériser les billets à l’entrée de votre soirée, réduire la file en attente et éviter les incrustations.