Optimiser la gestion des flux documentaires avec l’éditique

Pratiquement toutes les entreprises, et surtout celles dont les activités l’exigent, ont intérêt à mettre en place une gestion optimale des documents numérisés qu’ils utilisent. Avec l’évolution des besoins et l’augmentation du volume de paperasserie, adopter un logiciel éditique ou GED se présente actuellement comme l’option la plus intéressante. Les avantages de cette solution sont d’ailleurs nombreux.

Déploiement d’une chaîne éditique

Déployer une chaîne éditique ne se fera pas en une fois. Plusieurs étapes doivent être respectées à commencer par la mise en place des ressources humaines et matérielles adaptées. Il faudra aussi concevoir et mettre en œuvre des protocoles qui faciliteront la prise en charge des opérations qui consistent à :

  • Recevoir les documents,
  • Procéder à leur indexation,
  • Les convertir dans les formats requis,
  • Réaliser la composition dynamique,
  • Procéder à la post-composition,
  • Effectuer le TRL (tri, regroupement, lotissement),
  • Diffuser les documents.

À noter, plusieurs départements de l’entreprise sont concernés par la chaîne éditique (informatique, administratif et financier, marketing et commercial, etc.). La mise en place d’un système de collaboration efficace entre les différents acteurs est ainsi primordiale afin d’assurer la fluidité de la circulation des documents et des informations au sein de la structure.

Le logiciel GED : un outil pratique

Le recours à un logiciel GED (gestion électronique de document) est plus que recommandé compte tenu du volume important de documents à prendre en charge et de leurs caractéristiques multiples. En principe, une entreprise utilise divers types de documents (factures, bons de commande, contrats, documents administratifs) et les partagera avec différents destinataires internes et externes (administrations, clients, partenaires financiers, salariés…). Un outil GED facilitera :

  • L’automatisation de la création des documents,
  • Le traitement et la diffusion des informations,
  • Les procédures de dématérialisation et d’archivage des documents.

Utiliser un tel logiciel fait également économiser du temps, permet d’optimiser la productivité et réduit les coûts de gestion documentaire de manière notable.

Comment choisir une solution éditique ?

Comme tous les outils informatiques et les équipements nécessaires aux activités de l’entreprise, la solution éditique devra être choisie pour répondre à des besoins spécifiques. Le logiciel GED sera sélectionné en fonction de la structure de la société et du volume de documents à prendre en charge.

Il devra aussi être choisi de manière à en faciliter l’intégration dans les outils et les systèmes spécifiques à chaque département concerné par la chaîne. Par ailleurs, il doit garantir la sécurité des informations contenues dans les documents et leur pertinence, aussi et surtout pour les courriers à envoyer à l’administration.

Enfin, la meilleure option consiste également à choisir une solution qui permet une diffusion sur tous les canaux disponibles, compte tenu de la multiplicité des destinataires.

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